4.1 Waarom een algemene vergadering van mede-eigenaars organiseren?
Een mede-eigendom vereist dat er regelmatig gezamenlijke beslissingen worden genomen, terwijl net zoals voor vennootschappen en verenigingen de periode voor de jaarlijkse vergadering vastgelegd is, waarop de rekeningen worden besproken en goedgekeurd.
Het is evident dat de fysieke samenkomst van personen problematisch, zodat het K.B. nr. 4 ook hier een oplossing wil bieden.
De bedoeling is om de mede-eigendom een uitweg te bieden en met name haar toe te laten de algemene vergadering uit te stellen terwijl toch de nodige voorzorgsmaatregelen zijn genomen om de continuïteit van de werking te verzekeren.
Het valt wel op dat de mogelijkheid om een vergadering via videoconferentie te houden niet is uitgewerkt. Dit heeft te maken met het feit dat dergelijke vergadering niet is voorzien in de wet en dat de mede-eigendom vaak een divers (ouder) publiek vertoont, niet vertrouwd met videoconferentie en elektronische beraadslaging.
4.2 Binnen welke periode gelden deze maatregelen?
De maatregelen gelden voor de periode van 10 maart 2020 tot en met 3 mei 2020.
Het zal u niet verbazen dat ook hier deze termijn kan verlengd worden.
4.3 De algemene vergadering kan uitgesteld worden.
Het K.B. bepaalt dat elke algemene vergadering die tijdens deze periode zou moeten gehouden worden en die niet kan doorgaan omwille van de coronamaatregelen, tot maximaal 5 maanden na het einde van de voorziene periode, kan uitgesteld worden.
Nu de initiële periode afloopt op 3 mei 2020 betekent dit dat de uitgestelde algemene vergadering uiterlijk op 3 oktober 2020 moet hebben plaatsgevonden.
Houd er rekening mee dat alle voorschriften (termijn van uitnodiging, …) die gelden voor de uitgestelde vergadering ook gelden voor de nieuwe vergadering. Indien er bijvoorbeeld zou beslist worden om de algemene vergadering uit te stellen naar de vakantieperiode, moet men zeker zijn dat het quorum (aanwezigheid, aantal aandelen) in die periode zal behaald worden.
4.4 Maatregelen om de continuïteit te verzekeren.
Het contract met de syndicus en het mandaat van de leden van de raad van mede-eigendom zijn bij uitstek, items op de agenda van een algemene vergadering. Indien die algemene vergadering met (maximum) vijf maanden wordt uitgesteld, bestaat het risico dat de mede-eigendom zonder syndicus en zonder raad valt.
Om die reden:
- Wordt het mandaat van de syndicus en van de leden van de raad van mede-eigendom van rechtswege verlengd tot de eerstvolgende algemene vergadering die na 3 mei 2020 wordt gehouden.
- Wordt het contract tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars van rechtswege verlengd. De syndicus oefent zijn bevoegdheden uit conform de beslissingen genomen op de laatste algemene vergadering en conform de begroting die op diezelfde laatste algemene vergadering werd goedgekeurd.
- Ook de bevoegdheden of opdrachten die aan de raad van mede-eigendom zijn gegeven, worden verlengd tot die eerstvolgende algemene vergadering.
Besluit:
Indien het niet mogelijk is om de algemene vergadering die voor 3 mei 2020 moet doorgaan, te organiseren kan deze tot maximaal 3 oktober 2020 worden uitgesteld. De bevoegdheden en afspraken met de syndicus en de leden van de raad van mede-eigendom worden dan zondermeer verlengd tot die nieuwe algemene vergadering.
Hierbij mag evenwel niet vergeten worden dat de leden van de algemene vergadering nog steeds, eenparig en schriftelijk alle beslissingen kunnen nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren (met uitzondering van de beslissingen die bij authentieke akte moeten worden verleden). Op die manier kan er beslist worden zonder een fysieke samenkomst.
Concreet:
- Kijk na of er niet eenvoudigweg met een eenparig, schriftelijke vergadering kan worden gewerkt.
- Indien dit niet kan, zal de algemene vergadering allicht moeten uitgesteld worden tot uiterlijk 3 oktober 2020.
