Waarom ook nu een algemene vergadering?
Iedereen die betrokken is als aandeelhouder of bestuurder bij een vennootschap of vereniging weet dit: ongeveer in april moeten de voorbereidingen getroffen worden voor de jaarlijkse algemene vergadering.
De wet voorziet immers dat de jaarlijkse algemene vergadering moet plaatsvinden, binnen de zes maanden na het afsluiten van het boekjaar. Vermits het boekjaar meestal samenvalt met het kalenderjaar betekent dit dus de algemene vergadering uiterlijk in juni wordt ingepland. De jaarrekening moet worden neergelegd binnen de zeven maanden na het einde van het boekjaar.
Let op: de statuten voorzien meestal wanneer de algemene vergadering plaatsvindt en vaak is dit zelfs precies aangegeven, bv. de tweede vrijdag van juni om 15h00. Sommige statuten zijn ook strenger en voorzien dat de algemene vergadering zelfs in het eerste kwartaal moet plaatsvinden.
De algemene vergadering is een belangrijk moment voor de vennootschap of vereniging. Het bestuur komt de jaarrekening voorstellen en verantwoording afleggen; de aandeelhouders krijgen een inkijk in de toestand van de vennootschap of vereniging en kunnen (al dan niet kritische) vragen stellen. Voor de grote (beursgenoteerde) vennootschappen worden imposante zalen afgehuurd waar iedereen dicht bij elkaar gaat zitten, voor de kleinere vennootschappen is het vaak een aangelegenheid voor aandeelhouders en bestuurders (veelal zijn dat dezelfde personen) om samen te zitten en op restaurant het voorbij werkjaar te bespreken.
Meteen weet u waarom de jaarlijkse algemene vergadering moet plaatsvinden en waarom dit in de huidige Coronatijden niet zomaar kan.
Het KB nr. 4 houdende diverse bepalingen inzake de mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie, wil hiervoor een oplossing bieden.
We overlopen de voornaamste bepalingen en gevolgen voor u.
Op welke vennootschappen en verenigingen is dit K.B. van toepassing?
Het K.B. is duidelijk: “ Dit hoofdstuk is van toepassing op alle vennootschappen, verenigingen en rechtspersonen die beheerst worden door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen”.
Dus, dit geldt zowel voor de BV (vroegere BVBA), als voor de NV of de VZW of elke andere vennootschapsvorm die een algemene vergadering organiseert en het is ook onmiddellijk van toepassing.
Binnen welke periode gelden deze maatregelen?
Het K.B. bevat hierover verschillende bepalingen, dus even opletten.
- Het K.B. voorziet een eerste periode van 1 maart 2020 (dus werkt terug in de tijd) tot 3 mei 2020.
- Het K.B. zegt er meteen bij dat deze periode kan verlengd worden.
- Het K.B. is ook van toepassing voor een algemene vergadering opgeroepen voor 3 mei 2020, maar die plaatsvindt na 3 mei 2020.
- Het K.B. is een optie en geen verplichting: indien je algemene vergadering plaatsvindt binnen deze periode kan je ervoor kiezen om alles laten verlopen zoals voorzien in je statuten
Hoe verloopt dan de algemene vergadering?
De bedoeling is om de algemene vergadering te laten plaatvinden op een manier dit enerzijds de noodwendigheden van de Coronamaatregelen en anderzijds de rechten van de aandeelhouders (nl. om te stemmen en vragen te stellen) met elkaar verzoent.
- De stemming.
Daarom kan het bestuursorgaan beslissen, zelfs indien dit niet in de statuten is voorzien, dat de aandeelhouders of leden hun rechten uitsluitend kunnen uitoefenen door:
- Vóór de algemene vergadering op afstand te stemmen
of
- Door een volmacht te verlenen vóór de algemene vergadering
Een en ander dient wel te gebeuren met respect voor de toepasselijke bepalingen binnen het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen. Strikt genomen zijn dergelijke stemmingen in dit wetboek enkel voorzien voor de NV, maar tijdelijk geldt dit dus ook voor de andere vennootschappen.
De ingevulde formulieren voor stemming op afstand en de volmacht moeten uiteraard op een correcte manier terug bezorgd worden aan de vennootschap en dit kan zelfs louter elektronisch.
Wat betreft de volmachten voorziet het K.B. ook dat een bijkomende voorwaarde kan opgelegd worden, met name kan het bestuursorgaan opleggen wie volmachthouder kan zijn én dat deze volmacht specifieke steminstructies bevat voor alle voorstellen van besluit
De aandeelhouders of leden kunnen op die manier eigenlijk niet meer kiezen wie hen vertegenwoordigt, maar het laat wel toe om heel om met een heel beperkt aantal personen (in principe zelfs één volmachthouder) en met heel precieze steminstructies, de algemene vergadering te laten plaatsvinden.
Verder stelt het K.B. dat indien gebruik wordt gemaakt van de hierboven geschetste maatregelen, het bestuursorgaan de fysieke aanwezigheid van eenieder op een algemene vergadering kan verbieden, indien zij niet kan garanderen dat de op dat ogenblik geldende maatregelen ter bestrijding van de Covid-19 pandemie, kunnen worden toegepast.
- Hoe vragen stellen?
Indien geopteerd wordt voor stemmen op afstand en bij volmacht, kan het bestuursorgaan opleggen dat enkel schriftelijke vragen kunnen gesteld worden en dat deze vragen ten laatste de vierde dag voor de algemene vergadering moeten worden overgemaakt.
Het bestuursorgaan moet deze vragen dan schriftelijk beantwoorden uiterlijk de dag zelf van de algemene vergadering, maar voor de stemming of mondeling indien de algemene vergadering per videoconferentie wordt uitgezonden.
Indien een vennootschap de algemene vergadering laat plaatsvinden met één volmachthouder wordt zij “aangemoedigd” om de dialoog met de aandeelhouders en leden te onderhouden door ook na de algemene vergadering nog te antwoorden op vragen, al was het maar omdat antwoorden inderdaad nieuwe vragen kunnen oproepen.
- De algemene vergadering per telefoon of videoconferentie.
Het K.B. voorziet dat het bestuursorgaan, de commissaris, de leden van het bureau en de volmachthouders, regelmatig kunnen vergaderen per telefoon of videoconferentie.
Dit lijkt de dag van vandaag, zelfs zonder coronamaatregelen, bijna de evidentie zelve.
- Wat als de tussenkomst van een notaris nodig is?
Bepaalde belangrijke beslissingen met betrekking tot de vennootschap, vereisen de tussenkomst van een notaris.
Ook hier is een oplossing voorzien die een minimale fysieke aanwezigheid inhoudt. Het is immers voldoende dat dan één lid van het bestuursorgaan of één volmachthouder bij de notaris verschijnt.
- Wat als de oproeping voor de algemene vergadering net verzonden is?
U kan meedelen via website, e-mail of zelfs per post (dus op de meest aangepaste wijze) de aandeelhouders en leden contacteren en meedelen dat het verloop van de algemene vergadering is gewijzigd en alsnog gebruik maken van de hierboven vermelde mogelijkheden.
Een alternatief: de algemene vergadering uitstellen.
Indien het voorgaande te ingewikkeld lijkt (wat het niet hoeft te zijn), kan het bestuursorgaan beslissen om de algemene vergadering uit te stellen.
Ook dit kan trouwens als de algemene vergadering reeds is bijeengeroepen, op voorwaarde natuurlijk dat de aandeelhouders correct worden geïnformeerd en dit opnieuw via de meest aangepaste wijze.
Indien hiervoor geopteerd wordt, worden de relevante termijnen met tien weken verlengd. Het gaat hier om de termijnen:
- Om binnen de zes maanden na het einde van het boekjaar de algemene vergadering te houden
- Om binnen de zeven maanden na het einde van het boekjaar de jaarrekening neer te leggen
Concreet betekent dit dat de uitgestelde algemene vergadering moet plaatsvinden uiterlijk binnen de tien weken na de uiterste wettelijke datum (nl. 30 juni 2020) en dus ten laatste op 08 september 2020.
De uitgestelde vergadering wordt dan beschouwd als een gewone nieuwe vergadering voor de toepassing van de regels met betrekking tot oproeping, deelneming, stemming, volmachten, etc.
Opgelet: uitstel is niet mogelijk bij toepassing van de alarmbelprocedure bij negatief of dreigend negatief nettoactief. Uitstel is evenmin mogelijk bij bijeenroeping op verzoek van 10% van de aandeelhouders of van de commissaris.
De vergaderingen van het bestuursorgaan.
Tenslotte voorziet het K.B. dat het bestuursorgaan (dat is sinds enige tijd de nieuwe benaming voor Raad van Bestuur) onder alle omstandigheden “unaniem” schriftelijk kan besluiten, zelfs indien dit niet is voorzien in de statuten.
De vergadering van het bestuursorgaan kunnen, zelfs indien dit niet is voorzien in de statuten, worden gehouden door middel van telecommunicatiemiddel, telefonisch of via videoconferentie.
Opnieuw, zelfs zonder coronamaatregelen, lijkt dit de evidentie zelve.
Besluit.
Het K.B. nr. 4 wil een praktische oplossing bieden voor de praktische problemen waarmee het organiseren van de verplichte jaarlijkse algemene vergadering in deze tijden, gepaard gaat.
Deze nota geeft een overzicht van de mogelijkheden om toch de algemene vergadering te laten plaatsvinden en legt uit hoe dit te realiseren.
Een aantal aspecten (bv. belangenconflicten bij volmachten) werden niet uitgewerkt. Ook de conrete invulling is niet altijd heel duidelijk.
Wij zijn er om u hierin bij te staan.
Concreet.
- Kijk de statuten na: wanneer moet de algemene vergadering plaatsvinden.
- Besef dat de eenparige schriftelijke vergadering nog steeds mogelijk is en zeker voor kleine vennootschappen het meest aangewezen blijft.
- Beslis: laat je de algemene vergadering plaatsvinden of wordt ze uitgesteld.
- Indien de algemene vergadering wordt uitgesteld, moet dit correct worden gecommuniceerd.
- Indien de algemene vergadering plaatsvindt, moet er beslist worden
- of er op afstand gestemd wordt en / of er bij volmacht gestemd wordt
- hoe het vragen stellen georganiseerd wordt
- hoe er gecommuniceerd wordt
- of er via videoconferentie wordt vergaderd.
