Bij wet van 20 december 2020 werden een aantal heel diverse maatregelen ingevoerd die (uiteraard) allemaal hun reden vonden in de coronacrisis. Een van deze maatregelen heeft betrekking op het organiseren van een online algemene vergadering voor vennootschappen.
Meteen kan worden opgemerkt dat deze regeling nu geldt voor alle rechtspersonen, dus vennootschappen, VZW’s en IVZW’s.
Wat houdt de regeling nu in?
Een eerste hinderpaal lag in het feit dat de meeste statuten niet voorzien in een online algemene vergadering. Dit is nu weggewerkt: de beslissing om al dan niet een online algemene vergadering te voorzien ligt bij het bestuursorgaan, ook als de statuten niets voorzien.
Indien het bestuursorgaan beslist om een elektronische algemene vergadering te organiseren, moet ze daarvoor een “elektronisch communicatiemiddel” ter beschikking stellen. We denken hierbij uiteraard onmiddellijk aan de intussen gekende Teams, Zoom, Whatsapp .. toepassingen.
Belangrijk hierbij is alleszins dat:
- Het mogelijk moet zijn om de hoedanigheid en identiteit van de deelnemers te controleren.
- Het voor de deelnemers mogelijk moet zijn om live de vergadering te volgen (“gelijktijdig en ononderbroken) en te stemmen over de punten die op de agenda staan.
- Het voor de deelnemers mogelijk moet zijn om actief deel te nemen en vragen te stellen.
De oproepingsbrief of de website voor vennootschappen die hierover beschikken, moet nauwkeurig de te volgen procedure beschrijven.
Het is evident dat voor vennootschappen met een beperkt aantal aandeelhouders en zeker wanneer deze elkaar kennen, het organiseren van een live vergadering niet zo complex meer is.
Indien het toch niet mogelijk is om een online vergadering te organiseren waar de deelnemers actief kunnen deel nemen en vragen stellen, dan moet de vennootschap dit uitdrukkelijk motiveren in de oproeping. Let wel, deze uitzondering is slechts toegelaten tot 30 juni 2021.
Niet alles kan online: de leden van het bureau moeten wel fysiek aanwezig zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt georganiseerd. Zij stellen immers de notulen op en noteren ook de technische problemen die er zouden geweest zijn.
Samengevat: het bestuursorgaan kan zondermeer beslissen om een elektronische algemene vergadering te organiseren. De bedoeling is om een vergadering te organiseren met dezelfde waarborgen voor een actieve deelname en stemming als een fysieke vergadering. Het bureau notuleert nauwkeurig het verloop van de vergadering.
U kan ons uiteraard steeds contacteren om u bij te staan bij het organiseren conform de wettelijke voorschriften van een dergelijke vergadering.
